OPPDATERT 9. JUNI:
Har identifisert en av melderne bak slettet bekymringsmelding
Bergen kommune er rammet av en alvorlig teknisk feil knyttet til Nasjonal portal for bekymringsmeldinger til barnevernet. Byråden for barnevern og sosiale tjenester orienterte bystyrets utvalg for helse og sosial onsdag 7. juni.
Tiltak fremover
Helt konkret rammer feilen overgangen mellom Nasjonal portal for bekymringsmeldinger, som driftes av KS - og det lokale systemet FAMILIA, levert av VISMA. For Bergens vedkommende har dette skjedd med 24 bekymringsmeldinger. I 3 av tilfellene har vi er innholdet identifisert og barna ble fulgt opp. 21 meldinger er slettet.
- Siden jeg ble kjent med det totale omfanget av denne krisen i forrige uke, har vi satt i gang et intensivt arbeid for å oppdrive mer informasjon om de 21 meldingene. Vi vet at de aller fleste meldinger kommer fra offentlige instanser, og har aktivt bedt alle tjenester og ansatte om å undersøke om deres innsendte bekymringsmeldinger kan være berørt, sa byråd Berggreen Jacobsen.
- Vi har også jobbet målrettet for å forsikre oss om at flere bekymringsmeldinger ikke går tapt fremover. Visma sier at problemet er løst, men vi gjennomfører daglige manuelle vaskinger av dataloggene for å forsikre oss om at ikke flere går tapt.
- Meld på nytt
Onsdag besøkte Berggreen Jacobsen og byrådsleder Rune Bakervik det byomfattende mottaket for bekymringsmeldinger. Til nå har man ikke klart å identifisere de slettede meldingene, og mottaket har ikke opplevd unormal pågang de siste dagene.
- Vi planlegger nå enda mer målrettet kommunikasjon mot våre tjenester for å oppfordre folk til å melde på nytt for de aktuelle tidspunktene.
Slik sender du bekymringsmelding til barnevernet.
- Kunne vært raskere
- Dette er en nasjonal krise som vi oppdaget her i Bergen, men vi må også undersøke om det er noe ved vår håndtering som kunne vært bedre. Selv om det er bra at Bergen fant feilen og fikk slått alarm til resten av kommune-Norge, kan det vise seg å være punkter vi i Bergen kommune kan bli bedre på, sier Berggreen Jacobsen.
Det gikk nærmere to måneder fra det første tekniske avviket ble ført opp, til Visma ble varslet den 8. mai.
- Vi skal være ydmyke og ærlige på at det er enkelte ting ved håndteringen som kunne vært bedre og raskere i oppfølgingen av det tekniske avviket i denne saken. Det må vi og skal vi lære av, sa Berggreen Jacobsen.
En årsak til at det tok tid, er at da man oppdaget den første feilen ikke hadde indikasjon på at det var en teknisk systemfeil.
Se hele redegjørelsen på bystyrets web-TV - velg utvalg for helse og sosial.
Tidslinje for oppdagelse og håndtering av feilen:
Last ned PDF eller følg kulepunktene under.
Intern dialog
- 10.03.2023: En ansatt i Bergen kommune tar kontakt med barnevernet for å etterlyse svar på bekymringsmelding sendt 01.02.2023. Barnevernet opplyser at meldingen ikke er mottatt. Den ansatte registrerer avvik i kommunens kvalitetssystem som et samhandlings- og kommunikasjonsavvik. Barnets situasjon avklares.
- 23.03.2023: Behandling av avviket fra 10.03 starter. Blir vurdert som avvik på alvorlighetsgrad 3 (på en skala til 5). Saken tildeles ansatt til høring (vedkommende er fraværende).
- 03.05.2023: Viderebehandling av avviket fra 10.03. Enhetsleder tar kontakt med kvalitetsrådgiver lokalt for å forhøre seg om fremdrift i saksbehandlingen av avviket. Avviket blir tildelt systemkoordinator.
- 08.05.2023: Systemkoordinator mottar ID fra bekymringsmelding levert 01.02.
- 26.05.2023: Byråden blir orientert av konstituert kommunaldirektør om avvik på to bekymringsmeldinger som skyldes teknisk problem som er løst, og at barna er ivaretatt.
- 01.06.2023: Byråden orienteres om at det som så ut til å være to isolerte feil, nå har vist seg å gjelde 24 bekymringsmeldinger, og at det er en mistanke om en alvorlig teknisk systemfeil. Byråden ber om at det umiddelbart følges opp med nødvendige tiltak.
Ekstern dialog
- Høst 2020: Bergen kommune tar i bruk den Nasjonale Meldingsportalen integrert med Visma Familia.
- 12.04.2023: Bergen kommune har en dialog med KS om feilsituasjoner knyttet til Nasjonal portal for bekymringsmelding. Over en periode som strekker seg fra 12. april til 8. mai har Bergen kommune videre dialog med KS for å finne ut hva som har skjedd.
- 08.05.2023: Bergen kommune identifiserer at avviket skyldes en teknisk feil og melder avviket til Visma.
- 11.05.2023: Personvernombudet utarbeider melding til datatilsynet (sendt 16.05).
- 16.05.2023: Visma informerer om at feilen er identifisert og at de har klar en oppdatering for installasjon i Bergen kommune.
- 19.05.2023: Oppdatering testes, installeres, feilrettes og verifiseres i Bergen kommune fra 19. til 25. mai.
- 25.05.2023: Bergen kommune avdekker en ny feil som skjedde før oppdateringen av systemet. Bergen kommune ber Visma identifisere om dette er feil av samme type og igangsette en grundigere undersøkelse.
- 31.05.2023: Bergen kommune mottar informasjon fra Visma om at det er avdekket totalt 24 meldinger som er blitt slettet. En av disse er gjenopprettet og de to andre er allerede kjent. Oppfølgingsmøte med Visma. Bergen kommune orienteres ytterligere.
- 02.06.2023: Det settes tverrfaglig stab for håndtering videre. Oppfølgingsmøte med Visma, som orienterer om at de 23 bekymringsmeldingene er blitt slettet på grunn av feil hos Visma, men at det er mulig å få informasjon om dato, tidspunkt og bydel. Visma orienterer om at andre kommuner også er påvirket og at det jobbes med å avdekke omfanget.
- 03.06 og 04.06: Bergen kommune jobber intensivt med å få oversikt over situasjonen, gjennomfører risikovurdering, inkludert videre bruk av portalen. Bergen kommune Iverksetter nødvendige tiltak knyttet til identifisering av berørte barn, interne prosesser, system, kommunikasjon og HMS. Team fra KS, Visma og Bergen kommune samarbeider for å få oversikt.
- 05.06.2023: Bergen kommune orienterer internt og eksternt. Bergen kommune ber innbyggere og offentlige instanser som har sendt bekymringsmeldinger på de aktuelle tidspunkter og fra de aktuelle bydeler, om å sende på nytt.
Til nå er 29 kommuner berørt
244 norske kommuner benytter seg nå av dette datasystemet der svikten har oppstått. Siste status fra Visma onsdag er at denne feilen til nå rammer 24 barnevernstjenester og til sammen 29 kommuner. 54 bekymringsmeldinger er gått tapt over hele landet.