Digitaliseringsdirektoratet og KS har lagt ut en veiledning om tilgang til taushetsbelagte meldinger i Altinn:
- Digitaliseringsdirektoratet: Påminnelse til deg som sender og mottar «taushetsbelagt post»
- KS: Sjekk rutiner for å sende og motta taushetsbelagt post i Altinn og SvarUt
Bergen kommune har orientert Digitaliseringsdirektoratet og KS om problemet med at noe taushetsbelagt post er uåpnet hos mottaker. Kommunen er kjent med at dette også berører andre offentlige og private virksomheter.
Bergen kommune har siden november 2018 som hovedregel sendt virksomheter brev digitalt. Mange kommuner har valgt å fortsatt sende ut brev i ordinær post som reserve hvis forsendelsen ikke er åpnet i Altinn.
Uåpnet taushetsbelagt post i Altinn
Altinn har en egen rolle for mottak av “taushetsbelagt post”. Rollen er ikke forhåndstildelt til roller fra Enhetsregisteret, men krever egen tilgangsstyring. Gjennomgangen til Bergen kommune viser at et betydelig antall taushetsbelagte meldinger ikke er blitt åpnet av mottaker. Forsendelsene er både til kommunale og private virksomheter.
Rollen i Altinn ble koblet til KS’ SvarUt-løsning høsten 2022. Kommunen har avdekket at det fra høsten 2022 og frem til midten av juli er snakk om 1.307 uåpnede, taushetsbelagte forsendelser, der Bergen kommune er avsender.
- Veiledningen fra Digitaliseringsdirektoratet viser hvor komplisert dette er. Det er alvorlig at posten ikke når helt frem. Jeg håper nasjonale myndigheter, sammen med kommunene, vil være med på å ta tak i utfordringene med de digitale fellesløsningene, sier byråd for finans, næring og eiendom, Per-Arne Hvidsten Larsen.
Det har vært 162 eksterne virksomheter som hadde uåpnet, taushetsbelagt post fra Bergen kommune. Kommunen har oppfordret dem til å åpne posten, og gitt råd om hvordan det kan gjøres.
– Vi har også fått på plass en rutine i sommer for å sikre og overvåke at kommunens egne virksomheter får åpnet denne typen meldinger, sier Per-Arne Larsen.
Avviste forsendelser
I forbindelse med gjennomgangen av taushetsbelagt post, har kommunen funnet forsendelser fra barnevernet som var avvist i fagsystemet på vei til mottaker.
De to sakene ble oppdaget da det ble meldt et avvik internt i barnevernstjenesten. Avviket kom fordi en forsendelse ikke hadde kommet frem til en samarbeidspartner. Barnevernstjenesten har jobbet målrettet denne våren med prosedyrer, internkontroll og avvikskultur.
Gransker alle kommunikasjonsflater
Problemet går tilbake til 2018 og kan gjelde inntil 3.800 forsendelser. Et større antall av forsendelsene har sammenfallende innhold gått til samme mottaker. Ingen data har kommet på avveie. Forsendelsene gjelder oppfølging av saker som allerede er kjent for barneverntjenesten.
- Vi jobber med å skaffe oversikt over hvilke konsekvenser det har fått og går gjennom forsendelsene tilbake i tid. Dette er et manuelt og tidkrevende arbeid. Barnevernstjenesten jobber intensivt med å få oversikt over omfanget, sier byråd for barnevern og sosiale tjenester, Line Berggreen Jacobsen.
Hun sier at innbyggerne skal kunne være trygge på at informasjon fra viktige tjenester kommer frem på en god og sikker måte.
– Dette er alvorlig, og vi skal rydde opp. I den forbindelse kommer vi til å gjennomføre en ekstern granskning av alle kommunikasjonsflatene i barnevernstjenesten, sier Line Berggreen Jacobsen.
Datatilsynet ble rutinemessig forhåndsvarslet 19. juli om begge hendelsene.
Brev til departementet
Bergen kommune har også sendt et brev til Kommunal- og distriktsdepartementet med kopi til Digitaliseringsdirektoratet og KS.
I brevet oppsummerer kommunen hva vi mener er utfordringene med de digitale nasjonale fellesløsningene.
Les brevet her: