Sende elektronisk faktura til kommunen

Bergen kommune følger DFØ sine retningslinjer for elektronisk faktura (EHF). 

Fra og med 1. januar 2019, kom et nytt obligatorisk EHF-format som er et felles europeisk format gjeldende i hele EU. Dette formatet er i EU kjent som Peppol BIS 3.0, men blir i Norge ofte betegnet som EHF 3.0.

Faktura som bryter retningslinjene våre, regnes ikke som mottatt. 

Fakturainnhold skal være i henhold til gjeldende lover og forskrifter på området.

Følgende enheter i kommunen mottar faktura i EHF-formatet:

• Bergen kommune (bykassen) - org.nr. 964338531

Fakturaadressen til Bergen kommune er kommunens organisasjonsnummer 964338531 i ELMA for faktura som sendes elektronisk.

Fakturaadresse for Bergen kommune som gjelder bl.a. purringer/inkassokrav:

Navn på bestillende enhet
Bergen kommune
Serviceboks 7880
5020 BERGEN

Bergen kommune har følgende generelle retningslinjer for faktura:

• Bestillinger utenom faste avtaler skjer ved bruk av rekvisisjon.
• Vi har 30 dagers betalingsfrist. Fristen løper fra datoen korrekt faktura er mottatt. Andre betalingsfrister avtales spesifikt.
• Kreditnotaer skal ikke samtidig betales ut fra leverandør, men avregnes på reskontro.
• Purringer/inkassokrav leveres på papir/epost.
• Øreavrunding skal ikke gjøres ved utsendelse av elektronisk faktura, se følgende lenke.
• Faktura som ikke oppfyller retningslinjene for fakturering, blir ikke betalt. 
• Det skal ikke delkrediteres til kommunen. Ved feil, reklamasjon, erstatning eller prisavslag skal leverandør kreditere fullstendig beløp og sende ny korrekt faktura.
• Fakturaer skal følge de til en hver tid gjeldende lover og forskrifter på området.

Faktura til Bergen kommune må merkes slik i EHF-formatet:

• Kommunens organisasjonsnummer 964338531
• Telefon og epost til kontaktperson hos leverandør
• Ressursnummer til fakturabehandler. Ressursnummeret består av 5 eller 6 siffer. Det skal inn i feltet: cbc:BuyerReference>xxxxxx<., som er Deres ref. på selve fakturaen.
• Bestillers navn skal inn i feltet:  cac:Contact><cbc:Name><
• Ordrenummer på bestillinger gjort i kommunens innkjøpsløsninger. Ordrenummeret skal inn i feltet: cac:OrderReference><cbc:ID>xxxxxxxx<. Bare numeriske verdier i dette feltet.
• Kontraktsnummer skal inn i feltet: cac:ContractDocumentReference><cbc:ID>xxxxxxxxxxx<. Kontraktsnummer skal fremgå av inngått avtale eller oppgis av kommunen før leverandør fakturerer.
• Kreditnota skal ha oppdragsgivers ressursnummer i feltet: <cbc:BuyerReference>xxxxxx<. Feltet: cac:OrderReference><cbc:ID>xxxxxxxx< skal være tomt. Referer til hvilket fakturanummer som kreditnotaen gjelder.
• Det er egne retningslinjer for faktura som gjelder klienter og brukere, se mer informasjon her. 
  • Fra 30/1-2024 tar kommunen i bruk et nytt barnevernssystem (Modulus Barn) og fakturaene som er barnevernklientrelaterte skal merkes med oppgitt ramme-ID i stedet for ressursnummer. Ramme-ID består av BVxxxxxx (BV pluss 6 siffer) og skal inn i dette feltet: cbc:BuyerReference>xxxxxxxx<.   

Ved feil eller manglende fakturareferanse:

• Faktura må merkes med minst en av følgende fakturareferanser: ressursnummer, ordrenummer eller ramme-ID, for at faktura skal kunne behandles i kommunens økonomistyringssystem. Verdiene må være gyldige. I tillegg skal faktura merkes med kontraktsnummer.
• Elektroniske fakturaer mottas i kommunens fakturakontroll system: FakturaFirewall levert av Efacto, før overføring til økonomistyringssystemet. Leverandør mottar en epost fra dette systemet automatisk ved feil eller manglende merking på faktura. Her får leverandør en “hjelp-til-selvhjelp-portal” via en lenke i eposten, hvor de selv kan korrigere fakturamerkingen uten å sende kreditnota og ny faktura. 
• Epost sendes ut fra denne epostadressen: Bergen.kommune@email.efacto.com

Se kommunens side om anskaffelser for veiledning. For anskaffelser som er underlagt anskaffelsesloven vises det også til Forskrift om elektronisk faktura i offentlige anskaffelser. 

Særskilte retningslinjer for avtaleleverandører til Bergen kommune:

• Ved bestillinger som mottas elektronisk fra vår e-handelsløsning eller andre innkjøpsløsninger, skal ordrenummer angis. 
• Dersom det ikke er sendt bestilling med ordrenummer, skal faktura merkes med ressursnummer. 
• I tillegg skal kontraktsnummer påføres faktura hvor det er inngått avtale med kommunen. 
• Ti år må gå mellom hver gang fakturanummer blir brukt på nytt.
• For fakturaer med prekonteringsløsning (abonnementer), skal unik identifikator for kostnadene legges i feltet: «Invoice AccountingCost» (på hodenivå på faktura). For noen leverandører kan et annet felt i EHF-formatet være aktuelt. Det avtales direkte med den enkelte leverandør av abonnementstjenester om prekontering er aktuelt, og hvilket felt identifikatoren skal legges i.
• Behov for mer informasjon på faktura, skal fremgå av avtalen eller angis av kommunen før faktura sendes. For eksempel.: målepunktID, bilnr. o.l.
• Beløp under 50 kr skal normalt ikke faktureres, men overføres neste faktura.

Bare faktura fra avtaleleverandør skal til kommunen. Underleverandør fakturerer direkte til avtaleleverandør, som siden fakturerer videre til kommunen etter avtalen.

Er du leverandør og skal sende en faktura til kommunen som gjelder en innbygger som bruker våre tjenester, har vi noen retningslinjer som du må følge.

Klientfaktura er en faktura som er adressert til Bergen kommune, men som gjelder en bestemt klient eller bruker av våre tjenester.

Følgende retningslinjer gjelder for klientfaktura:

• Klientfaktura sendes som hovedregel via elektronisk handelsformat (EHF) til kommunens økonomisystem. 
• Fra 30/1-2024 tar kommunen i bruk et nytt barnevernssystem (Modulus Barn) og fakturaene som er barnevernklientrelaterte skal merkes med oppgitt ramme-ID i stedet for ressursnummer. Ramme-ID består av BVxxxxxx (BV pluss 6 siffer) og skal inn i dette feltet: cbc:BuyerReference>xxxxxxxx<.   
• Informasjon som kan identifisere klienten eller brukeren skal ikke fremgå av faktura og vedlegg til faktura. For å ivareta taushetsplikt må ikke navn, initialer, fødselsdato, fødselsnummer, privat adresse og annen informasjon som kan identifisere klienten, fremgå av faktura/fakturavedlegg.
• Referanse til klient eller bruker (ramme-id, klientnummer, saksnummer eller lignende) skal derfor påføres klientfaktura i EHF-formatet. Henvendelser vedrørende riktig referanse rettes til den enheten i Bergen kommune som bestilte tjenesten/varen.
• I stedet for at det sendes vedlegg til faktura/fakturaspesifikasjon som inneholder personsensitiv informasjon, kan vedlegg merkes med fakturanummer og sendes per post til bestillende enhet. Da kan selve fakturaen, dersom denne ikke inneholder personsensitiv informasjon, sendes som EHF med informasjon om at vedlegg/spesifikasjoner er sendt per post til bestillende enhet.
• Faktura som ikke kan pseudonymiseres, skal sendes per post til resultatenheten som bestilte tjenesten/varen.

Faktura som er adressert/stilt direkte til klient, skal uansett sendes per post til resultatenheten som bestilte tjenesten/varen. Disse fakturaene blir behandlet i kommunens klientsystemer.

Faktura til samarbeidsparter, nevnt særskilt i kontrakt, skal ikke sendes til kommunen. Leverandøren må avklare fakturaadresse og -format med den enkelte samarbeidspart. Utestående ordnes direkte mellom bestillende enhet og leverandøren.

Noen små/mellomstore bedrifter har ikke eget fakturasystem som kan produsere elektronisk faktura direkte. Alternativet er da å registrere faktura i en nettbasert fakturaportal eller via egen nettbank.

Fra 1/1-2024 avviklet kommunen gratis bruk av fakturaportalen (Pagero).

Som leverandør til kommunen kan du fortsatt registrere faktura i denne fakturaportalen eller velge en annen fakturaportal, eller  registrere faktura via egen nettbank.

Her finner du en oversikt over Fakturasystemer og enkle fakturaportaler som kan levere Elektronisk handelsformat (EHF)