Det anbefales at forslagsstiller har tett dialog med kommunen før planforslaget leveres inn. I løpet av planprosessen avholdes som regel flere arbeidsmøter mellom kommunen og forslagsstiller/plankonsulent.
Formål med arbeidsmøter
- Gjennomgang og oppfølging av innkomne merknader
- Ta opp hvilket materiell som er nødvendig for at saken skal være godt nok utredet
- Drøfte aktuelle plangrep og tilpasninger av planforslaget
- Avklare konkrete problemstillinger
- Sikre videre fremdrift i planforslaget
Forslagsstillers forberedelser til arbeidsmøte
- Bestille arbeidsmøte, med forslag til agenda, ved å sende forespørsel til postmottak med saksbehandler på kopi.
- Materiale og oversikt over møtedeltakere må sendes inn senest 2 uker før møtet avholdes dersom ikke annet er avtalt.
- Materiale til arbeidsmøte avtales med saksbehandler
- Nytt møtetidspunkt må avtales dersom materialet og forslag til agenda ikke er mottatt innen avtalt tid.
Følgende vedlegg skal være med bestilling av første arbeidsmøte etter varsel om oppstart og til merknadsmøte:
- Mottatte merknader og uttalelser (kun ved planoppstart)
- Kommentarer til uttalelser og merknader (bruk merknadsskjema)
- Materiale som viser hvordan endringer skal innarbeides i planforslaget
Spesielt for merknadsmøte etter offentlig ettersyn
Merknadsmøte er første arbeidsmøte etter offentlig ettersyn og avholdes ved behov. Kommunen innkaller vanligvis til merknadsmøte omtrent 4 uker etter at høringsfristen er ute. Forslagsstiller/plankonsulent henter selv innkomne merknader og uttalelser via kommunens saksinnsynside.
Gjennomføring av møtet
Plan- og bygningsetaten deltar normalt med to representanter, der en er møteleder, og inviterer øvrige representanter fra andre aktuelle offentlige etater ved behov. Det skrives referat fra møtet.